LAPRAS BACKBONE
手厚さが自慢!フルリモートでの社員の受け入れ体制・新入社員オンボーディングの秘訣公開
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手厚さが自慢!フルリモートでの社員の受け入れ体制・新入社員オンボーディングの秘訣公開

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こんにちは!LAPRAS BACKBONE編集長の大西です。

5月になり、新入社員のみなさんもそろそろ仕事に慣れてきた頃でしょうか?LAPRASでも4月から新たに3人のメンバーを迎え、気持ち新たに頑張っています。

この時期、新入社員の方がすぐに活躍できるような体制づくり・研修等のオンボーディングは、会社にとっても重要事項ですが、一方で受け入れ側の社員は通常業務に加えて新入社員の立ち上げが必要になり、なかなか難しい点かと思います。

今回は、入った新入社員が全員口を揃えて「手厚い!」と感動する、LAPRASの新入社員のオンボーディングと受け入れ体制について、担当の飯田さんに取材しました。

LAPRASの中途採用メンバーに対するオンボーディングの全容について紹介しますので、是非参考にしていただけたらと思います。

LAPRASのオンボーディングのスタンス

初めまして、LAPRASで法務のかたわら、新入社員のオンボーディングを担当しています、飯田です。

オンボーディングについて語る飯田さん

オンボーディングとは、新入社員が新しい組織でつまづくことなく成長できるように組織的にサポートしていく受け入れ体制や仕組みのことです。

現在、LAPRASでは事業拡大の為、毎月のように中途社員が入社していますが、皆さん前職とLAPRASではカルチャーや働き方が異なることがほとんどです。
特に、弊社はフルリモートを前提としているので、入社して一度もメンバーに会わないで半年...のようなことも多くあり、オフィスであれば伝わるWELCOME感が伝わりづらい等の難しさもあります。

そこでLAPRASでは、「LAPRAS入社後にストレスなく、楽しく会社になじんでもらいたい!」という思いから、オンボーディングを実施しています。

では早速、【内定〜入社前】【入社後(3ヶ月間)】の順で紹介していきたいと思います!

【内定〜入社前】不安をなくして入社を楽しみにしてもらう期間


・Slackの雑談チャンネルに招待

実際の雑談チャンネルの様子

内定を承諾していただいた時点で、会社の公式Slackの雑談チャンネルに招待しています。LAPRASでは、社内のやり取りはメールではなくSlackで行われることがほとんどです。そのため、Slackに招待することで社内の雰囲気やLAPRASらしいコミュニケーションを感じてもらうようにしています。

オフィスで仕事をしていると、他のメンバーの会話や雑談から社内の雰囲気を感じ取れると思うのですが、フルリモートではその辺りのキャッチアップが正直難しい部分があります。そのため、入社前にできる「バーチャルオフィス見学」のような感じで、入社後のイメージを膨らませてもらっています!

・入社前から2名体制のフォロー
LAPRASでは内定承諾後、Slackに参加いただいてから入社までも、採用過程で馴染みのあるメンバーと、入社後に関わるメンバーの2名体制でフォローをしています。

1名は採用過程で会っている人事担当者で「内定者フォロー」という役割を担っているメンバーで、もう1名は入社後にその人と一番関わる「トレーナー」という役割を担っているメンバーです。

内定から入社までの間に連絡が途絶えるのではなく、入社への不安や質問、入社に向けて準備したいこと等を、気軽に質問できる環境が整っています。また、内定者フォロー担当がチームのイベントや社内のイベントにお声がけすることで、入社前から少しずつLAPRASに馴染んでもらっています。

また、入社前に入社後関わるメンバーとの「内定者懇親会」も実施しています。こちらは新入社員がオンライン・オフラインを選べるようになっており、入社前に働く上での不安などを先輩に聞ける機会になっています。

人事の枝松さんの懇親会の写真 (撮影・食事時のみマスクを外しています)

・WELCOME「ウェルカムBOX」

中身は企業秘密です笑

また、入社の2週間ほど前に、備品やちょっとしたギフトを詰めたWELCOME BOXをお送りしています。

詳細な中身は入社してからのお楽しみですが、自社の参考に...等の理由で中身を知りたい方は枝松(@mgmedmt)のTwitterDMまでご連絡ください。

受け取ったメンバーからもかなり好評をいただいており、入社前にワクワク感を伝えられるBOXになっているかと思います。

<内定メンバーの声>
・なんか涙腺崩壊しそうになりました。
・「ウェルカムされているのが伝わってきて嬉しかった!家族に自慢してましたw」
・「〇〇や☆☆などが入っていてびっくり。LAPRASからの愛や期待を感じて嬉しかった」

【入社後】3ヶ月の研修プログラム(全社1ヶ月/事業部2ヶ月)

・オンボーディングのゴール設定
弊社では、3ヶ月間のオンボーディングのゴールを2つ設定しており、新入社員も含むオンボーディングに関わる全員で共通認識としています。新卒社員とは異なり、中途社員は様々な経歴や経験を経て入社してくるので、どんな人にも当てはまるような2つの目標に絞っています。

1 オンボーディング計画に沿って所属チームと業務に馴染むこと
2 自分の仕事に必要な情報リソースなどを社内の誰にでもリクエストできる状態になること

1つ目は、トレーナーが入社前に作成する「オンボーディング計画」を完了することで、所属チームと業務に馴染むことです。「最初の3ヶ月で圧倒的な成果を見せてください」という風に新入社員に立ち上がりを委ねるのではなく、計画を着実に達成してもらうようお願いしています。

2つ目は、社内の誰にでも業務上の依頼ができる状態になっていることです。
入社してすぐは、他のメンバーに気軽に色々とお願いしづらいものです。そのため、最初の3ヶ月間は、新入社員をサポートしているメンバーが社内の担当者と適宜繋ぎますが、3ヶ月以内に直接担当者に聞けるようになること目指してもらっています。

・19個の会社全体を理解するプログラム

入社後1ヶ月間で19個の会社全体のオンボーディングプログラムを準備しています。一部を抜粋してご紹介すると、このようなプログラムがあります。

ホラクラシーオンボーディング 基礎編 ホラクラシーについて
HRオンボーディング 社内の人事制度について
理念体系オンボーディング LAPRASの理念体系について
労務オンボーディング 社内制度について
法務オンボーディング LAPRASに関わる法律について
ブランディングオンボーディング LAPRASのコーポレートブランディングについて

ユニークなものとしては、「LAPRASの歴史」という講義があります。

新入社員あるあるですが、既存社員だけが知っているネタで盛り上がってしまって、新入社員がついてこれないと、仕方ないとはいえ若干の疎外感を感じてしまいます。

そういった場面を減らすために社歴の古い社員が設立から今までの主要な出来事について説明する時間を設けています。また、それに加えて社内用語辞典も準備しており、Slack上で質問するとbotが社内用語時点を参照して回答してくれます。

他にも、代表がLAPRASの未来を語る「LAPRASのこれから」や、実際のプロダクトを理解するためにスカウトメールを作成するオンボーディングもあります。通常1つのプログラムは30分〜60分のものがほとんどですが、プロダクトを理解するため為のオンボーディングは2日間かけて行います。

・既存社員30人全員との1on1 

1ヶ月目の後半からは、既存社員全員と、1対1で話す場を設けています。これまでの仕事や趣味の話など、自分で作成したプロフィールを見せ合いながら雑談することで、他のメンバーとの距離感を縮めてもらっています。

・トレーナー・メンター・プロジェクトマネージャーの3人体制で新入社員をサポート

LAPRASでは、1人の新入社員新人の受け入れに、3人がアサインされます。

トレーナー
新入社員がチームと業務に馴染めるように導く担当。
同じ業務を行うメンバーか、近い業務を行うメンバー
メンター 
仕事外の悩みも含む、全てのお悩みの相談係。業務内容は分かるが、直接的に業務で指示したり助言したりはしない関係性の人(例:新入社員が採用担当であれば労務担当くらいの距離感の人)
オンボーディングPM(プロジェクトマネジャー)
新入社員からのフィードバックを元にしたトレーナー・メンターへのアドバイスや、初めてトレーナー・メンターを担当するメンバーの教育等を担当。トレーナー・メンターが新入社員と一緒に3ヶ月で卒業して行くため、PMはメンバーを固定することで、オンボーディングの知見をためておき、次のトレーナー・メンターに伝えられるようにしています。

なぜ3人いるかというと、人間同士の相性というものがどうしてもある以上「相性が悪かったから新入社員が立ち上がらなかった」という事態を避けるためです。また、新入社員から見ると既存社員は業務も抱えており、常に忙しそうに見えるため、周りに頼れる人を複数持っておけるようにすることで、新入社員が孤立するのを防ぐ目的もあります。

・新入社員に、毎週末、毎月末にアンケートを実施

最初1ヶ月は毎週末、それ以降は1ヶ月ごとに、新入社員にアンケートを取っています。

「ここが分からない」「大変」「焦っている」「ここが辛い」「楽しい」などの意見は、既存社員側から取りに行かないと、なかなか届かないものだと思っています。そこで特に重要な最初の1ヶ月は毎週アンケートをすることで、今の状況を率直に答えてもらった上で、場合によってはトレーナやメンターにフィードバックしたり、プロジェクトマネージャーがフォローしています。

また、1ヶ月後と2ヶ月後の終わりにもアンケートを取っています。
毎月のアンケートでは、先ほど紹介したオンボーディングのゴールが達成されているかの自己評価を聞くようにしています。

これらのアンケートは、苦しんでいる新入社員をすぐに検知して救い出すと同時に、その人が経験した”負”を、次に入ってくる方が経験しないように、来月までにオンボーディングの改善点を見つけることを目的としています。

・1ヶ月目に「卒論」(改善して欲しいこと)を提出
入社して1ヶ月が経過し、全体のオンボーディングが終了した時点でで「卒論」を提出していただいています。「卒論」というと大袈裟なのですが、書いてもらう内容は①入社前と入社後のギャップ②プロセス・制度上改善すべきことの2点を箇条書きにして出してもらっています。

卒論は、新入社員の時にしか感じないギャップを言語化してもらうことで、オンボーディングや採用のブランディング、さらには自社の取り組み全体を改善するために書いてもらっています。

入社したばかりだと、「ここを改善した方がいい」「ここにギャップがある」とはなかなか言いづらいので、卒論という形にしています。卒論を必須にしていることでフィードバックが集めやすく、また「これまでのように週末のアンケートを待つのではなく、今後は自分から違和感や改善点を直接提案する」という意識に変わるきっかけ作りにも役立っているかと思います。

卒論とアンケートを組み合わせて、細かく短期間でオンボーディングの修正・改善を繰り返しています。

LAPRASのオンボーディングの強み

LAPRASのオンボーディングの強みは、一人の新入社員が経験した「負」を次の新入社員には経験させないように、1週間・1ヶ月・3ヶ月それぞれのサイクルで改善を回し続けていることにあると思っています。

その結果、「この改善はXXさんが提案したもの」「このプログラムはXXさんの希望出てきたもの」のような改善が積み重なっており、「今の時点ではこれがベスト」というオンボーディングだから自信を持って提供できるし、そこに対する意見や改善点にも「リソースが足りない」とか「やろうと思ってた」とか言い訳せずに、素直に向き合えるのだと思っています。

今後の課題としては、丁寧なオンボーディングをしているがゆえに、さらに入社が増え、ひと月に新入社員が10人以上入ってくる!というような状況になった時には、現状のプログラムが回らなくなるだろうということです。

そのため、今後は何がLAPRASのオンボーディングにおいて"コア"な部分なのかをしっかりと整理して、今の良さを失わずに大人数の受け入れに対応できるように改善していきたいと思っています。

最後に

今回は飯田さんにお話を聞きつつ、LAPRASのオンボーディングを紹介してきましたが、いかがだったでしょうか?

短期間でPDCAをぐるぐる回す、新入社員の受け入れチームは、社内でもかなり存在感のあるチームです。今回はそのゴール設定や実際の受け入れ体制を全て公開してもらいました。

LAPRASのオンボーディングを受けてみたい!と思った方は、引き続き積極採用中ですので、是非お気軽にお話だけでも聞きに来てください!

また、LAPRASに興味がある!まずはカジュアルに話を聞いてみたい!という方はメンバーのMeetyからも是非どうぞ。


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